做配餐、中央厨房的老板，多半被 “采购” 坑过 ——老板拍板选的供应商，菜价贵还老缺货；今天买重复明天漏采，月底对账发现亏了小两万；库存数得门儿清，菜价涨了三成才反应过来……

不是采购员不用心，是没把 “采购流程” 钉死。

上周有个做团餐的老板找我吐槽：“早上采购员说要订 50 斤土豆，我没批，等下午批了，土豆涨了 3 毛 / 斤，50 斤就多花 15 块，一天订 10 种货，光差价就亏百八十块。”

问题就出在 “流程没标准、决策靠拍脑袋”—— 今天分享 4 个从《集中配餐内部运营手册》里扒出来的落地招，把采购从 “踩坑重灾区” 变成 “降本神器”。

先说说你正在踩的 3 个采购坑

别等亏了才反应过来，这 3 个坑几乎是配餐行业的 “标配”：

坑 1：老板 “一言堂”，采购决策带 “私心”

供应商是亲戚介绍的，菜价比市场贵 10% 也得订；采购员发现更便宜的货源，得等老板出差回来批，等批完菜都涨价了；最后要么成本虚高，要么错过好货，亏的都是真金白银。

坑 2：流程 “没谱”，重复采、漏采是常事

今天生产说要 100 斤青菜，采购直接订了；明天仓库说还有 80 斤没动，青菜放烂了亏 200 块；没固定流程，全靠 “谁想起来谁说”，重复采、漏采的损耗能占采购成本的 20%。

坑 3：只盯库存，菜价涨上天都不知道

库存数得清清爽爽，但菜市场土豆从 2 元涨到 2.8 元，采购还按老价格订；只看 “有没有货”，不盯 “价格有没有涨”，月底一算成本，利润直接少了 15%。

4 个落地招，把采购流程 “钉死”

这 4 招全是手册里的实操内容，直接抄作业就行：

招 1：把采购流程 “写死”，7 步走完再下单

别再 “想起啥做啥”，把采购流程拆成 7 步，贴在采购部墙上：

1. 提需求：生产 / 仓库填《采购需求表》（写清品类、数量、到货时间）；
2. 筛供应商：从合格供应商库里挑 3 家（别只盯 1 家）；
3. 询价对比：要 3 家的报价单，选 “价格 + 送货时效” 最优的；
4. 多人审：采购、财务、仓库一起签字确认（避免一言堂）；
5. 下单：给选中的供应商发《采购订单》（写清规格、价格、到货时间）；
6. 验收：按《验收标准表》查质量、过秤（不合格直接退）；
7. 入库记账：仓库确认入库，财务记好账。

（《手册》里有现成的《采购需求表》《验收标准表》，直接打印就能用）

招 2：引入 “多人评审”，把 “一言堂” 变成 “集体决策”

别让老板一个人定供应商：

• 成立 “采购评审小组”：采购、财务、生产、仓库各出 1 人；
• 订大额货（比如超过 5000 元），小组投票，2/3 同意才能订；
• 供应商是 “关系户” 也得走流程，价格高 10% 直接 pass。

透明决策，既能避坑，又能让采购员放开手脚干活。

招 3：给供应商 “打分”，差的直接换

别当 “老好人”，给供应商建个 “打分表”，每月评一次：

• 打分项：价格（30 分）、送货时效（25 分）、质量（25 分）、售后（20 分）；
• 80 分以上：长期合作，优先下单；
• 60 分以下：直接踢出合格供应商库。

（《手册》里有现成的《供应商评分表》，填数就行）

招 4：各部门 “串起来”，别让采购 “单打独斗”

采购不是一个部门的事，得和 3 个部门绑在一起：

• 订菜前问仓库：“这个品类还有多少库存？”（避免重复采）；
• 订菜时问生产：“这个量够不够用？会不会剩？”（避免浪费）；
• 订菜后问财务：“这个价格在预算里吗？”（避免超支）。

信息不脱节，采购才不会 “瞎买”。

最后说句实在话

做配餐，采购是 “成本的咽喉”—— 流程乱，成本就像个漏斗，赚的钱全从缝里漏走了。

这 4 招只是《集中配餐内部运营手册》里 “采购篇” 的冰山一角，手册里还有：

• 现成的《采购流程表》《供应商评分表》；
• 怎么谈供应商账期，能多拖 30 天付款；
• 怎么控菜价，把采购成本再降 10%。